Ondernemersvraag: Is de betaalde btw van eten en drinken aftrekbaar in mijn onderneming?

Ja/Nee/Deels

Het antwoord is helaas niet één van deze drie, maar dat maakt het juist verwarrend en kan ook nog wel eens verward worden met de totale kosten voor eten en drinken.Hieronder leggen we de opties uit:

Eten en drinken voor jezelf

Uitgaven aan eten en drinken voor privédoeleinden zijn in zijn geheel niet aftrekbaar, ook de btw niet. Maar wat als je gaat lunchen met een zakenrelatie, dan gelden weer andere regels.

Eten in drinken in de horeca

Ga je lunchen met een zakenrelatie of met je personeel dan is de btw in de volgende gevallen niet aftrekbaar:
- Het eten en drinken wordt genuttigd in een horecagelegenheid
- Een cateraar verzorgt het eten en drinken in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte 

Wanneer mag ik de btw dan wel aftrekken?

Wordt het eten niet genuttigd in de twee hiervoor genoemde situaties?

Voor zowel personeel als andere relaties gelden dezelfde regels.

Je mag de btw in aftrek brengen als je het eten en drinken niet zelf afneemt als eindgebruiker. Bijvoorbeeld je belast de kosten door aan een derde en je brengt je hierover ook btw in rekening. Zet dit duidelijk op de factuur, want diegene mag de btw namelijk niet aftrekken.  

Wat doe ik met de btw voor voedsel en drank voor mijn personeel?

Stel, je hebt personeel in dienst en je geeft hen gratis eten en drinken. Denk hierbij aan de koffie, lunches, fruit, etc. Over de kosten en inkoop hiervan mag je de btw beperkt aftrekken. Het makkelijkst is om het gehele jaar de btw gewoon terug te vorderen en aan het einde van het jaar de berekening te maken van de beperkt aftrekbare btw.

Dit geldt voor al het eten en drinken die je aan je personeel geeft. Het maakt niet uit of je een kantine hebt, of dat er bijvoorbeeld afhaalmaaltijden worden genuttigd.  

Hoe bereken ik de correctie btw

Voor de verstrekking van voedsel en drank aan je personeel of als relatiegeschenk aan een derde gelden de volgende regels.

Een relatiegeschenk of personeelsgeschenk is (meestal) persoonsgebonden. Er gelden dus regels die per persoon moeten worden beoordeelt.
 

Komen de kosten van de vergoeding op jaarbasis per persoon niet boven de € 227,- (exclusief btw) dan mag je alle btw gewoon aftrekken.

Let op! Voor uitgaven aan je personeel gelden ook nog andere regels. Voor het drempelbedrag van € 227,- voor je personeel moet je ook alle andere vergoedingen optellen bij de voedsel en drank. Denk hierbij aan eindejaarsgeschenken, verjaardagscadeaus en dergelijke.

Is de btw per personeelslid op jaarbasis hoger dan € 227,- dan moet je de btw die je hebt afgetrokken corrigeren. Deze correctie doe je in de laatste btw aangifte van het jaar

Vergoedingen/kosten Wel of geen correctie btw
Minder dan € 227,-Alle btw is aftrekbaar
Meer dan € 227,- aan voedsel en drank en overige vergoedingen

Tel de totale kosten per werknemer op.
Kom je boven de € 227,- uit, dan moet je 9% btw over de inkopen met 9% corrigeren en 21% over de inkopen met 21%.

Komen de kosten van de overge vergoedingen niet boven de € 227,- dan mag je de btw hiervan gewoon aftrekken.

Is het totaal van de andere vergoedingen/geschenken ook hoger dan € 227,-, dan moetje ook hiervoor de btw corrigeren.

Voorbeeld 1:
Je hebt 4 werknemers in dienst en je koopt voor € 800,- aan voedsel en drank. Iedere werknemer krijgt een kerstgeschenk van € 25,-. Totaal heb je dus € 900,- aan vergoedingen verschaft.

  • Per werknemer kom je op € 225,- (€ 200,- voedsel en drank + € 25,- kerstgeschenk). Dit is dus onder het drempelbedrag van € 227,-. Je mag dus van alle kosten de btw aftrekken.

Voorbeeld 2:
Je hebt 4 werknemers in dienst en je koopt voor € 800,- aan voedsel en drank. Voor alle werknemers koop je een kerstgeschenk van € 25,- en voor 2 werknemers een jubileum geschenk van € 100,- per persoon.

  • Twee werknemers hebben alleen een kerstgeschenk gehad + voedsel en drank (€ 200,- + € 25,-) van totaal € 225,-. Dit is minder dan € 227,-, dus je mag alle btw over deze kosten aftrekken.
  • Twee werknemers die ook een jubileum geschenk t.w.v. € 100,- ontvangen maak je de volgende berekening: € 200,-(voedsel en drank) + € 25,- (kerstgeschenk) + € 100,- (jubileum geschenk) = € 325,-. De btw over het voedsel en drank wordt gecorrigeerd: € 200,- x 9% *2 werknemers = € 36,-. Aan overige vergoedingen gaf je € 125,- uit. Dit is minder dan € 227,-. Hiervan mag je de btw dus wel aftrekken.

Aftrekbaarheid van kosten

Dan heb je de btw gehad, maar dan ben je er nog niet. Mag je alle kosten aftrekken in je onderneming?
Nee, ook hiervoor geldt een drempelbedrag.

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting (eenmanszaak, maatschap en VOF).

Drempelbedrag (in 2021) is € 23.500 waarvan € 4700,- niet aftrekbaar is. Boven dit bedrag is niets meer aftrekbaar.

Om niet te veel te hoeven rekenen is het voor veel ondernemers makkelijker om de 80/20 regel toepassen. Hoe werkt dit:
80% van de kosten zijn aftrekbaar en 20% niet. Deze corrigeer je dus in je administratie.  

Ben je ondernemer voor de vennootschapsbelasting (BV’s).

Dan is 73,5% van de kosten aftrekbaar en 26,5% niet.